Privacyverklaring onderzoek en dienstverlening

Algemeen 

Thomas More vindt de bescherming van je privacy erg belangrijk. We willen je zoveel mogelijk informeren, jouw privacy respecteren en je controle geven over wat er met je persoonsgegevens (hierna: gegevens) gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen voor onderzoek en dienstverlening, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.
Thomas More is een hogeschool die diverse wetenschappelijke, praktijkgerichte onderzoeksprojecten uitvoert en hierbij gegevens verwerkt. Thomas More werkt bij deze onderzoeksprojecten vaak samen met andere instellingen en/of bedrijven.
Je gegevens zullen enkel verwerkt worden in functie van onderzoeksprojecten. Indien de resultaten van onderzoek waaraan je deelnam worden gerapporteerd of gepubliceerd, zal je anonimiteit verzekerd zijn. We waarborgen telkens dat de data nooit herleid kunnen worden naar een te identificeren natuurlijke persoon, tenzij je daarvoor expliciet toestemming geeft.
De gegevens waarover we beschikken worden verwerkt volgens de geldende reglementering, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).
Thomas More kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van deze verklaring te raadplegen op https://www.thomasmore.be/privacy.
Voor vragen over deze privacyverklaring kan je ook terecht bij de DPO (dpo@thomasmore.be).  

Verantwoordelijk voor verwerking 

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
VZW Thomas More Mechelen-Antwerpen, maatschappelijke zetel te Zandpoortvest 60, 2800 Mechelen, ondernemingsnummer 0455.411.733.
of
VZW Thomas More Kempen, maatschappelijke zetel te Kleinhoefstraat 4, 2440 Geel, ondernemingsnummer 0409.667.028.
Onder “Thomas More” wordt verstaan de volledige operationele samenwerking tussen en operationele eenmaking van de Vlaamse hogescholen VZW Thomas More Mechelen-Antwerpen en VZW Thomas More Kempen. Beide VZW’s hanteren identieke privacyregels.

Deelname aan onze projecten 

Je deelname aan een onderzoeksproject (zoals het invullen van een enquête, gebruikerstest, deelname aan een interview, focusgroep) is vrijblijvend en uit vrije wil. Je hebt te allen tijde het recht om uit het project te stappen en je gegevens zullen in dat geval worden verwijderd.
Een onderzoekspanel is een contactlijst voor het uitsturen van uitnodigingen voor deelname aan andere onderzoeksprojecten. Als je je toestemming geeft om je gegevens op te nemen in een onderzoekspanel heb je het recht om per vraag tot deelname aan een onderzoeksproject te beslissen of je hier al dan niet op ingaat.
Als deelnemer aan onderzoek of een onderzoekspanel geef je de onderzoekers verbonden aan Thomas More het recht om je gedeelde persoonsgegevens te verwerken voor onderzoeksdoeleinden. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, (geanomiseerd) verspreiden ten behoeve van het onderzoeksdoel, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens. Over welke gegevens het gaat lees je in punt 5 'Welke gegevens kunnen we verwerken?'.
Je gaat er ook mee akkoord dat alle resultaten van het onderzoeksproject eigendom worden van Thomas More of van de opdrachtgever van het onderzoek om zo jouw input en testresultaten op de meest optimale wijze te kunnen gebruiken voor onze projecten.

Op welke grond verwerken we persoonsgegevens? 

Onderzoek wordt doorgaans gevoerd in het algemeen belang, dit wil zeggen dat het leidt tot een vermeerdering van kennis en inzicht die de maatschappij (direct of indirect) ten goede komt.
In de meeste gevallen zullen we je gegevens echter verwerken op basis van jouw toestemming (via een informed consent). Je bent altijd vrij om je toestemming te weigeren of weer in te trekken. De toestemming zal steeds een basis vormen voor het onderzoek waar geen algemeen belang voor kan aangevoerd worden.
Daarnaast verwerken we gegevens omdat we wettelijk verplicht zijn om je persoonsgegevens te verwerken. Verder vallen een aantal van de verwerkingen onder het gerechtvaardigd belang van Thomas More. Voorbeelden hiervan zijn het bestrijden van fraude en direct marketing. Hierbij wordt er steeds gekeken of jouw belang bij de bescherming van jouw privacy en je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens niet opwegen tegen het belang van Thomas More.

Welke gegevens kunnen we verwerken?

A. Gegevens van onderzoeksprojecten 

Als deelnemer aan een project verzamelen en verwerken we:

Gegevens die jij ons geeft in het kader van de onderzoeksactiviteiten. Dat kan telefonisch, schriftelijk, mondeling (bijvoorbeeld gegevens van een interview of focusgroep) of elektronisch (bijvoorbeeld wanneer je een online enquête invult).

Data die onze systemen verzamelen (bijvoorbeeld een IP adres bij online enquêtes), of in bepaalde gevallen ook data die we verkrijgen van anderen (bijvoorbeeld via onderzoekspartners of klanten die al data over jou ter beschikking hebben).

Eventueel geluids-, video en/of beeldopnames van jezelf binnen onze projecten.

B. Gegevens voor een onderzoekspanel

Als we je toestemming hebben voor je deelname aan een onderzoekspanel dan verwerken we (enkele van) jouw contactgegevens: je naam en voornaam, e-mailadres, telefoonnummer of GSM-nummer. Daarnaast verwerken we ook bepaalde achtergrondgegevens, zoals geslacht, postcode en geboortejaar, die relevant zijn om een selectie te maken van deelnemers voor toekomstig onderzoek (zo kunnen we, bijvoorbeeld, enkel deelnemers van een bepaalde regio selecteren).

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor onderzoeksdoeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren. Gegevens worden gerapporteerd op anoniem en geaggregeerd niveau (bijvoorbeeld de analyse van gemiddelde scores van een groep van deelnemers op een bepaalde vraag). We vragen expliciet je toestemming als we hiervan willen afwijken.
We verwerken gegevens om je, indien van toepassing, te informeren over de resultaten van het onderzoek waaraan je deelnam.
We verwerken gegevens om je, indien van toepassing, een incentive te sturen.
We verwerken de gegevens van het onderzoekspanel om je uitnodigingen te sturen voor vervolgonderzoek of voor deelname aan andere onderzoeksprojecten

Wie zal toegang hebben tot je gegevens?

Onderzoekers van Thomas More die betrokken zijn bij een onderzoeksproject of onderzoeksprojecten waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Organisaties en bedrijven waarmee we samenwerken binnen onderzoeksprojecten: in dat geval zal je daar steeds transparant over worden ingelicht. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor onderzoeksdoeleinden en is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitvoeren van het onderzoek.

De centrale beheerders van het onderzoekspanel die instaan voor de uitnodiging tot deelname van een nieuw onderzoek

Indien Thomas More in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete vraag tot toestemming, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de aard van de door te geven gegevens, de doeleinden van de doorgifte en de verwerking.

Bij de rapportering van onderzoeksresultaten gebruiken we geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens. Deze gegevens zijn niet terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon, tenzij je daarvoor expliciet toestemming geeft.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens? 

Het aantal onderzoekers dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt. Onderzoekers hebben alleen toegang tot je persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Daarnaast heeft Thomas More een Data Protection Officer aangesteld die ons adviseert over de privacyregels en die nagaat of Thomas More de privacyregels naleeft.
We gebruiken technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, firewalls, antivirus, encryptie, etc.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd. Gegevens via het onderzoekspanel worden bewaard tot de betrokkene zich uitschrijft.

Wat zijn je privacyrechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Je kan ons uitdrukkelijk verzoeken om de door ons verzamelde persoonsgegevens in onze bestanden te kunnen inkijken, te laten corrigeren of uit onze bestanden te verwijderen. Je kan op elk moment, zonder dat je hiervoor een reden moet opgeven, je deelname stopzetten door je toestemming in te trekken. Dit kan door een e-mail te sturen naar privacy@thomasmore.be waarbij we je aanvraag binnen een termijn van een maand verwerken. Indien wij de termijn van een maand niet redden geven wij gemotiveerd aan waarom wij meer tijd nodig hebben. 

Hoe kan ik Thomas More contacteren?

Voor meer informatie over deze privacyverklaring of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van Thomas More via dpo@thomasmore.be .  

Escalatie bij toezichthoudende autoriteit 

Voor klachten in verband met de verwerking van je gegevens door Thomas More, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.