Privacyverklaring voor Alumni
1. Doel
Thomas More verwerkt persoonsgegevens van oud-studenten in het kader van alumniwerking. De grondslag is terug te vinden in een gerechtvaardigd belang. Dat gerechtvaardigd belang is het resultaat van een afweging tussen enerzijds het belang van Thomas More bij een goed werkende alumniwerking en anderzijds de privacy van de oud-studenten, die gegarandeerd wordt door de wijze waarop de alumnikringen van onze opleidingen deze gegevens verwerken.
De persoonsgegevens van wie geen Thomas More alumnus is, maar toch lid wil worden van een alumnivereniging, kunnen verwerkt worden als de alumnus daar toestemming voor geeft.
De gegevens worden gebruikt voor:
- Versturen van nieuwsbrieven
- Versturen van uitnodigingen (evenementen, lezingen,…) voor onze alumni
- Versturen van informatie over loopbaantraining en nascholingen
- Uitvoeren van alumni bevragingen
- Verlenen van diensten voor alumni
Persoonsgegevens zullen niet zonder toestemming van de alumnus verder worden verwerkt voor een doel dat daarmee niet verenigbaar is.
2. Delen van gegevens
Thomas More geeft de persoonsgegevens van Thomas More alumni door aan alumnikringen van de opleidingen op basis van een gerechtvaardigd belang. De persoonsgegevens van alumni worden bewaard in een databank die gezamenlijk beheerd wordt door Thomas More hogeschool en haar opleidingen.
De alumnus kan zijn of haar data zelf controleren via een persoonlijke link. Hier kan de alumnus zijn voorkeuren voor contact-name doorgeven. Zonder toestemming van de alumni kunnen hun persoons gegevens nooit worden doorgegeven aan derden.
3. Type gegevens en herkomst
Algemene persoonsgegevens (zoals naam, adres en opleidingen waarvoor men inschreef en het behaalde diploma) worden vanuit de Thomas More studentendatabank overgenomen in de alumnidatabank. Op grond van wetgeving en met het oog op de nodige attestering ten aanzien van de overheid mogen deze immers bewaard worden door Thomas More.
Naast de algemene persoonsgegevens kunnen ook gegevens worden toegevoegd die de alumnus zelf ter beschikking heeft gesteld via bijvoorbeeld webformulieren. Het gaat om gegevens die ingevoerd werden door studenten in KU Loket of na contact met alumniverenigingen (al dan niet per e-mail). Het kan o.a. gaan om de volgende gegevens: sociale media, privacy- en communicatievoorkeuren, historiek van lidmaatschap, interessegebieden, interesse in vacatures of vrijwilligerswerk, bijscholingen, tewerkstellingsgegevens, verblijfsplaats en een wijzigingshistoriek van gegevens.
De hierboven beschreven gegevens kunnen door de alumnus beheerd worden in het CRM platform. Thomas More verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens zoals vermeld in artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
4. Toegang
De gegevens in de Thomas More alumnidatabase worden uitsluitend gebruikt door de centrale alumniwerking van Thomas More en de alumnikringen van de opleidingen binnen Thomas More. De medewerkers van de centrale Alumniwerking, de alumnikringen van de opleidingen en de beheerders van de CRM databank hebben toegang tot de alumni persoonsgegevens op een strikte ‘need-to-know’ basis.
Persoonsgegevens van alumni worden beheerd in een centraal beheerd software systeem voor bedrijfsvoering (SAP) en de gegevens in het CRM platform Thomas More worden beheerd via Microsoft Dynamics Marketing.
Thomas More waakt erover dat de verzamelde gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens voor onderstaand toepassingen:
- Wanneer hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend werd of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van Thomas More te beschermen, enz.);
- Voor het organiseren van bevragingen door Thomas More die plaatsvinden in het gerechtvaardigd belang , waarbij de alumnus gecontacteerd wordt om bijvoorbeeld de werking van de hogeschool en de kwaliteit van het onderwijs te evalueren
5. Bewaartermijn
De persoonsgegevens die worden verwerkt worden door Thomas More bewaard zolang nodig is voor de doelen gespecifieerd in deze privacy verklaring. De wettelijke bewaartermijnen worden tevens in acht genomen.
De verwerking van persoonsgegevens van alumni wordt gestaakt op het moment dat de alumnus zijn recht van bezwaar inroept tegen alle verwerkingen. De alumnus zal geen communicatie meer ontvangen. Enkel zijn/haar persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van de attestering van diploma’s blijven bewaard. De alumnus kan zijn/ haar recht van bezwaar laten weten via alumni@thomasmore.be of door zich uit te schrijven via de voorziene opt-out link bij het ontvangen van een mail.
Wat betreft de gegevens verzameld op basis van uw toestemming: deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden door een mail te sturen via alumni@thomasmore.be
6. Beveiliging
Thomas More voorziet in de passende technische en organisatorische maatregelen om de verwerkte persoonsgegevens optimaal te beveiligen.
7. Rechten van de alumnus
De alumnus heeft het recht op
- Inzage van zijn/haar persoonsgegevens
- Verbetering van zijn/haar persoonsgegevens
- Verwijderen van zijj/haar persoonsgegevens
- Beperking van verwerking van zijn/haar persoonsgegevens
- Overdraagbaarheid van zijn/ haar persoonsgegevens
Voor de uitoefening van deze rechten kan de alumnus zich wenden tot de centrale alumniwerking van Thomas More via alumni@thomasmore.be, die het verzoek uiterlijk binnen één maand zal beantwoorden.
Sommige van deze rechten kunnen echter in verschillende omstandigheden in mindere of meerdere mate beperkt worden, wanneer het uitoefenen van deze rechten de alumniwerking ernstig belemmert of onmogelijk dreigt te maken. In zo’n geval worden hier passende waarborgen en de nodige organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen voor genomen.
Het verzoek van één van de voornoemde rechten dient vergezeld te zijn van een kopie van de identiteitskaart van de alumnus. In ieder geval moet de naam wel zichtbaar blijven. Andere gegevens (zoals rijksregisternummer) mogen desgewenst doorgeschrapt worden. Bij gebrek aan een kopie van de identiteitskaart kan de alumnus zich na het maken van een afspraak (via alumni@thomasmore.be) persoonlijk aanmelden bij de centrale alumniwerking.
De voornoemde rechten kunnen kosteloos aangevraagd worden, tenzij wanneer het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.
De centrale alumniwerking behoudt zich het recht voor om verzoeken te weigeren die op onredelijke wijze worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze) of de privacy van anderen in gevaar brengen.
Indien de alumnus meent dat zijn/ haar persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt, kan hij/ zij contact opnemen via alumni@thomasmore.be
8. Toezicht
Thomas More heeft een DPO (Data Protection Officer) die toezicht houdt op de naleving van de privacy wetgeving en uw privacy belangen behartigt (dpo@thomasmore.be)
Indien de alumnus meent dat zijn/haar rechten onvoldoende beschermd worden of bij een klacht, kan hij/ zij contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
9. Wijzigingen in deze privacy verklaring
Wanneer de werkwijze binnen Thomas More verandert of ingevolge een wetswijziging kan een nieuwe versie gepubliceerd worden op de site van de hogeschool.